Quando si deve organizzare un evento, è importante sapere quali sono le figure che devono essere coinvolte e quali saranno i ruoli che dovranno essere svolti da ognuna di esse.

Il responsabile dell’evento

Questa è sicuramente la figura maggiormente importante visto che questa si occupa di stabilire quali sono tutte le diverse caratteristiche della manifestazione, dove questa si svolgerà nonché a chi spetterà ricoprire uno dei ruoli importanti all’interno dell’organizzazione dell’evento stesso.

Pertanto il responsabile è colui che deve creare l’evento e gestire tutti i diversi aspetti, coordinando le diverse attività e i ruoli che spettano a tutti i coinvolti nel progetto.

 

Il project manager

La progettazione dell’evento non potrebbe essere svolta adeguatamente se a capo dell’organizzazione non ci fosse un project manager che deve occuparsi di verificare che tutte le figure coinvolte svolgano i vari compiti che gli sono stati assegnati.

Sostanzialmente questo ruolo può essere paragonato al vice del responsabile dell’evento, dato che tale figura ha pure dei poteri decisionali, quindi potrà apportare delle modifiche qualora queste dovessero essere in grado di rendere quell’evento migliore.

L’addetto alla comunicazione

La progettazione dell’evento passa anche per la sua pubblicità, ovvero questo deve essere reso noto al target di riferimento sul quale si vuole fare colpo.

Questa figura si dovrà quindi occupare di realizzare tutto il materiale pubblicitario come, per esempio, i volantini e le newsletter che verranno inviate tramite posta elettronica: la sua attività riguarderà sia l’aspetto online che quello offline, con delle caratteristiche che andranno a differenziare le due strategie rendendole comunque uniche e vincenti.

Il responsabile della logistica

Tale figura assume una grande importanza, in quanto si occuperà di organizzare il trasporto dei vari strumenti e attrezzi che verranno utilizzati durante l’evento.

Inoltre questo responsabile deve assicurarsi che la struttura sia funzionante, dovrà effettuare l’inventario dei materiali, predisporre i parcheggi per gli ospiti ed eventualmente organizzare un sistema che consenta ai grandi gruppi di invitati di viaggiare assieme per recarsi all’evento stesso.

Gli addetti all’accoglienza

Per progettare un evento ottimale sono necessarie anche le diverse figure che andranno a occuparsi di ricevere i vari invitati all’evento.

In questo caso si tratta di un team di addetti che accoglieranno gli ospiti dell’evento e daranno loro l’eventuale materiale pubblicitario e informativo dell’evento, come la scaletta del programma.

In tal modo sarà possibile rendere la manifestazione piacevole e gli invitati si troveranno a loro agio nel partecipare allo stesso.

L’esperto dei sistemi informatici

Se nell’evento devono essere utilizzati apparecchi tecnologici, come proiettori, luci e diversi altri, è importante che venga assunto un tecnico che si occupi di far funzionare tale strumentazione.

L’esperto dei sistemi informatici ha quindi compito di configurare tutti questi strumenti a fare in modo che i suddetti possano diventare parte integrante dell’evento e soprattutto che funzionino adeguatamente senza alcuna imprecisione.

Le ultime due figure della progettazione dell’evento

Infine occorre parlare anche delle ultime due figure che verranno coinvolte nella progettazione di un evento.

La prima di queste è quella dell’addetto al rinfresco, ovvero colui che si occuperà di rifornire i tavoli con i vari alimenti e preparati gastronomici tipici di un rinfresco e ascoltare le eventuali esigenze degli ospiti qualora si decida di preparare i vari alimenti durante la manifestazione stessa.

Il responsabile della sicurezza, invece, vigila e permette di far scorrere l’evento rispettando i criteri di sicurezza, intervenendo qualora si dovessero presentare delle situazioni di potenziale pericolo.

Queste sono le diverse figure che vengono coinvolte nell’organizzazione di un evento.

Qualora si abbia bisogno di contattare uno o più di queste figure è consigliato rivolgersi ad agenzie, come nosilence.it, le quali permettono di entrare in contatto con un gruppo di professionisti che saranno in grado di aiutare l’organizzatore dell’evento nella gestione dei diversi aspetti ed evitare imprecisioni di ogni tipo.

I vari professionisti, Inoltre, sapranno offrire dei consigli interessanti per poter migliorare l’evento stesso.